Handreiking voor gemeenten

Handreiking voor gemeenten: Hoe verspreidt u Kansen bij Verkassen?

De ondernemer bespreekt zijn verhuis- of (ver)bouwplannen met vele partijen. Bijvoorbeeld met uw gemeente, de milieudienst, een makelaar of de bank. Zij bepalen mede de (ver)bouwplannen van de ondernemer. Zo hebben uw gemeente en ook anderen op meerdere momenten invloed, en kunt u duurzaamheid stimuleren.

Op deze pagina staat een stappenplan dat u helpt bij het maken van een werkplan om de digitale milieuwijzer Kansen bij Verkassen succesvol te verspreiden. Voor een succesvolle aanpak is een goede timing en vorm belangrijk.

Het juiste moment

Een verhuis- of verbouwproces bestaat uit vele stappen. Bij elke stap neemt de ondernemer beslissingen die de toekomst van zijn bedrijf vastleggen. Is de ondernemer in een vroeg stadium van het (ver-)bouwproces, dan is het makkelijker om zijn keuzes te beïnvloeden. Hoe meer beslissingen genomen zijn, des te moeilijker het wordt wijzigingen door te voeren. Daarnaast is de ondernemer dan vaak zo druk met zijn (ver-)bouw dat hij geen extra sores aan zijn hoofd wil.

Bij verhuizende bedrijven naar een nieuw terrein is het "relatief" makkelijk om het goede moment te bepalen. Als gemeente bent u op de hoogte van grondverkoop. U weet welke bedrijven willen verhuizen en kunt hier efficiënt op inspringen. Voor bedrijven die ergens weg moeten vanwege herstructurering van een terrein geldt hetzelfde.

Bedrijven die gaan verhuizen naar een bestaand pand of hun nieuwe pand huren van een ontwikkelaar zijn vaak moeilijk te benaderen op het goede tijdstip. Hun verhuizing kan ook, na een tijdlang sudderen, binnen zeer korte tijd geregeld zijn. De gemeente hoort er vaak pas van na de verhuizing. In dit geval is het belangrijk om de informatie makkelijk toegankelijk te maken, of op te sturen naar bedrijven die mogelijk gaan verhuizen (bedrijven verhuizen gemiddeld eens in de 15 jaar).

Voor een succesvolle aanpak is de uitdaging dus om Kansen bij Verkassen al in een vroeg stadium bij de ondernemer op het bureau te leggen.

De juiste vorm

Vrijwel alle bedrijven met verhuisplannen staan open voor (milieu)advies. Met name omdat op zo'n moment veel investeringsbeslissingen genomen worden en er veel te besparen is. Maar, omdat verhuisplannen nogal eens uitgesteld (of zelfs afgesteld) worden, wil een ondernemer pas een advies als hij daadwerkelijk weet waar hij heen gaat verhuizen.

Bedrijven in de oriëntatiefase staan altijd open voor schriftelijke informatie. Die bergen ze dan bijvoorbeeld op in de verhuismap en komen ze iedere keer tegen als ze weer aandacht besteden aan hun sluimerende verhuisplannen. Met Kansen bij Verkassen speelt u in op die behoefte.

Bij bedrijven die naar een nieuw terrein verhuizen en bedrijven die ergens weg moeten vanwege herstructurering van een terrein maakt ook het aanbod van een persoonlijk verhuisadvies kans.

Aan de slag

Deze handreiking helpt u bij het maken van een werkplan om de digitale milieuwijzer Kansen bij Verkassen succesvol te verspreiden. Sluit bij voorkeur aan op contacten en activiteiten die er al zijn. Zo kunt u met weinig moeite veel bereiken.

STAP 1: Inventariseer gemeentelijke contacten met verhuizende en (ver)bouwende bedrijven

Bedrijven die nieuwbouwen of verbouwen nemen vaak pas contact op over hun bouw- of milieuvergunning als de bouwplannen al globaal zijn uitgewerkt. Daarom is het niet effectief om alleen via vergunningverlening duurzaamheid te stimuleren bij verhuizende bedrijven. Daarmee wordt een grote categorie bedrijven overgeslagen, is de aandacht vaak geconcentreerd op de verplichtingen uit de vergunning en komt eventueel milieuadvies vaak te laat.

Accountmanagers, bedrijfscontactfunctionarissen en de afdeling Gronduitgifte zijn vaak eerder van verhuisplannen op de hoogte (bijvoorbeeld doordat bij hen de vraag om ruimte binnenkomt). Gebruik deze contacten om informatie over Kansen bij Verkassen te verstrekken.

Stel met medewerkers van o.a. de afdelingen Economische Zaken, Gronduitgifte en Milieu vast hoe de gemeentelijke contacten met verhuizende en (ver)bouwende bedrijven verlopen.

Wie binnen de gemeente hebben contacten met ondernemers?
Wie zijn op de hoogte van verhuisplannen van bedrijven?
Wie weten dit voor uitbreiding van bedrijven?
Wie weten dit voor bedrijven die nieuw bouwen?
Wie weten dit voor bedrijven die naar een bestaand pand of een huurpand verhuizen?
Zijn er blinde vlekken (bedrijven die verhuizen of verbouwen zonder dat de gemeente daar iets van weet), en welke categorieën bedrijven zijn dat?

Download hier een tabel waarin u per fase van het verhuis- of (ver)bouwproces aangeeft wie binnen de gemeente contact heeft met de ondernemer.

STAP 2: Inventariseer gemeentelijke contacten met externe partijen die contact hebben met de doelgroep

Het is effectief als een ondernemer door meerdere partijen op duurzaamheid gewezen wordt. Ook (of misschien wel juist) externe partijen kunnen op het juiste moment informatie verspreiden en signalen afgeven aan de ondernemer.

Ga na met welke externe partijen de gemeente contacten heeft en hoe die kunnen bijdragen aan duurzame bedrijfshuisvesting. Enkele voorbeelden van externe partijen zijn ingevuld in deze tabel. In de tabel geeft u per fase van het verhuis- of (ver)bouwproces aan wie contact heeft met de ondernemer.

Maak gebruik van de verschillende afdelingen bij de gemeente om deze externe contacten te benaderen. Omdat deze aanpak de nodige inzet van de gemeente vraagt, is het verstandig een selectie van externe partijen te maken waarop uw gemeente haar aandacht richt. Voorkeur gaat uit naar contacten vroeg in het verhuis- of (ver)bouwproces.

STAP 3: Selecteer activiteiten om Kansen bij Verkassen te verspreiden

Stappen 1 en 2 resulteren in een overzicht van contacten. Ga nu na hoe deze contacten bedrijven kunnen stimuleren hun milieuwinstkansen bij een verbouwing of verhuizing te benutten.

Voorbeelden van activiteiten van de gemeente:

U neemt Kansen bij Verkassen op in (de productencatalogus van) uw website. Hier vindt u een tekstvoorstel. Pas de tekst aan aan uw wensen. Vemeld ook de contactinformatie of verwijs hiervoor naar een andere pagina op uw website.
Het ondernemersloket en de afdeling gronduitgifte geven bedrijven met vragen over vestiging de milieuwijzer Kansen bij Verkassen cadeau. Zij geven hen daartoe een folder met aanmeldcode of sturen hen de link van de aanmeldpagina. Neem de folder op in een (bestaand) informatiepakket voor nieuwe bedrijven.
Vergunningverleners reiken Kansen bij Verkassen uit aan bedrijven met verhuis- of verbouwplannen.
Zorg dat diegene die contacten hebben met bedrijven altijd folders over Kansen bij Verkassen bij zich hebben.
Account managers/ bedrijfcontactfunctionarissen besteden aandacht aan Kansen bij Verkassen in het (reguliere) contact met ondernemers en netwerken. Zij gebruiken daarvoor bijvoorbeeld deze basispresentatie. Liefst in combinatie met een presentatie van een lokale ondernemer.
Sommige gemeenten houden regelmatig enquetes over verhuis- of (ver)bouwplannen. U kunt dan gericht informatie over Kansen bij Verkassen sturen naar bedrijven die hebben aangeven na te denken over verhuizen of uitbreiden. Ook kunt u ze op die manier stimuleren tot een verhuisadvies.
Uw gemeente maakt een (digitale) brochure voor ondernemers die in uw gemeente willen bouwen of zich willen vestigen.

Voorbeelden van activiteiten van externen:

De Kamer van Koophandel of een lokale bank kan bedrijven met vragen over verhuizing, verbouwing of vestiging gelijk attent maken op de milieuwijzer Kansen bij Verkassen.
Vraag hen een stukje op hun website en/of hun magazine te plaatsen. Liefst met een aansprekend lokaal voorbeeld.
Sommige woningbouwverenigingen verhuren ook bedrijfsruimten. Zij kunnen hun zakelijke huurders aanschrijven.

STAP 4: Overweeg aanvullende activiteiten

Naast het gebruikmaken van bestaande contacten en werkwijzen is het natuurlijk ook mogelijk op andere manieren verhuizende bedrijven te stimuleren om duurzamer te worden. Bijvoorbeeld:

Bied bedrijven die verplicht zijn te verhuizen een verhuisadvies aan als onderdeel van de tegemoetkoming.
Geef bedrijven korting op een verhuisadvies, als ze die laten uitvoeren vóór ze gaan verhuizen. Wijs hen op kansen voor nieuwe ideeën en slimme oplossingen; lagere huisvestingskosten; een toekomstbestendig bedrijfsgebouw; en een pand met een innovatieve, duurzame uitstraling.
Hanteer een statiegeldsysteem bij de grondverkoop. Als het bedrijf duurzaam bouwt, krijgt het een deel van de grondprijs terug.
Reik jaarlijks een prijs uit en/of organiseer een feestje voor het mooiste en duurzaamste pand. Hier kan natuurlijk ook gekozen worden voor één aspect van duurzaamheid, zoals dubbelruimtegebruik of de beste energieprestatie.
Maak gebruik van uw voorbeeldfunctie. Nodig bij eigen verbouwing of verhuizing bedrijven uit om te komen kijken.
Publiceer een overzicht met (lokale) duurzaame ontwerpers, adviseurs, aannemers en installateurs. Maak dit desgewenst specifiek voor installateurs die ervaring hebben met duurzame technieken zoals warmtepompen, warmteterugwinning, zonneboilers en zonnepanelen.